Những điều chủ doanh nghiệp ngành F&B và Nail/Spa nên biết về quy định tại Đức

Kinh doanh tại Đức luôn là một hành trình đầy thách thức nhưng cũng nhiều cơ hội, đặc biệt đối với cộng đồng người Việt trong ngành nhà hàng, nail và spa. Tuy nhiên, giai đoạn 2024–2025 đánh dấu những quy định siết chặt chủ doanh nghiệp tuân thủ pháp luật Đức và điều này đòi hỏi chủ tiệm phải thay đổi chiến lược ngay lập tức.

Các quy định mới vừa mở ra cánh cửa rộng hơn cho việc tuyển dụng nhân sự nhưng đồng thời siết chặt kỷ luật về chi phí lao động, thuế, và vệ sinh. Nếu không hiểu rõ và tuân thủ tuyệt đối, lợi nhuận của bạn có thể nhanh chóng bốc hơi vì những khoản phạt khổng lồ.

Bài viết này đi sâu vào ba trụ cột pháp lý quan trọng nhất: Nhân sự – Lao động, Vận hành – Tài chính và những sai lầm phổ biến mà các chủ tiệm F&B người Việt hay mắc phải.

PHẦN 1: CÁC QUY ĐỊNH MỚI VỀ LAO ĐỘNG VÀ NHÂN SỰ

Khung pháp lý nhân sự tại Đức đang thay đổi theo hướng bảo vệ quyền lợi người lao động cao hơn và linh hoạt hơn trong việc tuyển dụng quốc tế.

1.1. Gánh nặng chi phí: mức lương tối thiểu (Mindestlohn) tăng

Đây là thay đổi trực tiếp và quan trọng nhất. Mức lương tối thiểu theo luật định (gesetzlicher Mindestlohn) đã được Ủy ban Lương Tối Thiểu đưa ra lộ trình tăng rõ ràng:

Từ 01/01/2024: Tăng lên €12,41 mỗi giờ.
Từ 01/01/2025: Tiếp tục tăng lên €12,82 mỗi giờ.

Chủ tiệm phải rà soát ngay lập tức mọi hợp đồng lao động để đảm bảo trả lương đúng mức. Trả dưới mức tối thiểu là vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

Lưu ý: Nếu ngành hoặc khu vực của bạn áp dụng thỏa ước tập thể (Tariflohn) cao hơn, bạn phải trả theo mức cao hơn.

1.2. Cánh cửa tuyển dụng mới: Luật Nhập cư Tay nghề và Thẻ Cơ hội

Luật Nhập cư Lao động Tay nghề Mới (Fachkräfteeinwanderungsgesetz) có hiệu lực từ tháng 3 năm 2024 mang lại cơ hội lớn để tuyển dụng đầu bếp và nhân viên dịch vụ người Việt có tay nghề mà không cần bằng cấp được công nhận đầy đủ từ đầu.

Lao động tay nghề (Không cần công nhận bằng cấp): Người lao động có thể nhập cảnh để làm công việc chuyên môn dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm (cần giấy tờ chứng nhận quá trình làm việc, mô tả công việc) thay vì chỉ dựa vào bằng cấp chính thức. Điều này giúp các nhà hàng giải quyết nhanh chóng bài toán thiếu hụt nhân sự có tay nghề cao (như đầu bếp món Việt).

Thẻ cơ hội (Chancenkarte) 2025: Loại thị thực hoàn toàn mới này cho phép người lao động nước ngoài đến Đức tối đa một năm để tìm việc, kể cả khi chưa có hợp đồng làm việc sẵn. Người có Thẻ Cơ hội chỉ cần có ít nhất hai năm đào tạo nghề hoặc bằng đại học được công nhận tại nước xuất xứ, cùng với yêu cầu ngôn ngữ thấp (A1 tiếng Đức hoặc B2 tiếng Anh).

RỦI RO TỪ THẺ CƠ HỘI: Nhân viên sở hữu Chancenkarte chỉ được phép làm việc bán thời gian, tối đa 20 giờ mỗi tuần. Nếu bạn yêu cầu hoặc cho phép nhân viên này làm việc toàn thời gian, đó là vi phạm nghiêm trọng luật nhập cư (Verstoß gegen das Aufenthaltsgesetz). Hậu quả bao gồm phạt nặng chủ doanh nghiệp và nguy cơ nhân viên bị mất tư cách cư trú. Chủ tiệm F&B người Việt TUYỆT ĐỐI không được phạm sai lầm này.

PHẦN 2: GIẤY TỜ, TÀI CHÍNH VÀ SAI LẦM VẬN HÀNH

Tuân thủ các quy định về tài chính, nhân sự và vệ sinh là yếu tố sống còn để vận hành tiệm F&B bền vững. Hiện nay, cơ quan chức năng đang chuyển từ kiểm soát trước (cấp phép) sang kiểm soát sau (kiểm tra đột xuất), đồng thời mức phạt cho vi phạm cũng cao hơn rất nhiều.

2.1. Quy định mới về thu ngân (Kassenpflicht) và TSE 2025

Tất cả hệ thống thu ngân điện tử tại Đức phải được trang bị Hệ thống Kỹ thuật An toàn Hóa đơn (TSE), nhằm ngăn chặn việc thao túng doanh thu.

Hạn chót báo cáo: Các hệ thống thu ngân mua trước 01/07/2025 phải được thông báo cho cơ quan thuế (Finanzbehörden) trước ngày 31/07/2025.

Hậu quả nếu không tuân thủ: Vi phạm TSE là vi phạm nghiêm trọng các quy định lưu trữ dữ liệu kế toán (GoBD). Cơ quan thuế có quyền loại bỏ tính xác thực của toàn bộ sổ sách, ước tính doanh thu và truy thu thuế kèm tiền phạt nặng, có thể đe dọa khả năng tồn tại của doanh nghiệp.

2.2. Sai lầm phổ biến về bảo hiểm xã hội (BHXH) và nhân sự

Nhiều chủ tiệm thường trả lương ngoài sổ sách (Schwarzlohn) hoặc không đóng đầy đủ BHXH cho nhân viên.

Rủi ro khi không chấp hành quy định về BHXH: BHXH là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi mối quan hệ lao động. Trốn đóng BHXH hoặc gian lận thuế không chỉ bị phạt hành chính hàng chục triệu Euro, mà còn có thể bị truy cứu hình sự. Đây là rủi ro pháp lý và tài chính lớn nhất mà các chủ tiệm F&B người Việt phải đối mặt.

Giấy tờ tùy thân của nhân viên: Nhân viên phải luôn mang giấy tờ tùy thân (ID card, hộ chiếu, giấy phép lao động) bên người để sẵn sàng trình khi cơ quan kiểm tra đột xuất. Việc này giúp chứng minh tình trạng lao động hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý phát sinh.

2.3. Vấn đề về vệ sinh và rủi ro uy tín

Một số bang tại Đức đã áp dụng xu hướng “Giảm Quan Liêu” (Bürokratieabbau) trong Luật Nhà hàng, chuyển từ quy trình cấp phép nghiêm ngặt sang quy trình thông báo (Anzeigeverfahren). Nghe có vẻ đơn giản hơn, nhưng thực tế, toàn bộ trách nhiệm tuân thủ pháp luật từ vệ sinh, xây dựng đến an toàn thực phẩm đều được chuyển hoàn toàn sang chủ doanh nghiệp ngay từ ngày đầu hoạt động.

Đặc biệt, cơ quan quản lý sẽ tăng cường kiểm tra đột xuất và hậu kỳ để đảm bảo tiệm tuân thủ đầy đủ quy định vệ sinh. Nếu phát hiện vi phạm nghiêm trọng, luật pháp Đức cho phép công khai kết quả kiểm tra (Prangerwirkung), bao gồm tên và địa chỉ nhà hàng trên cổng thông tin địa phương.

Điều này có nghĩa là, ngay cả khi không bị phạt tiền, việc bị công khai vi phạm có thể hủy hoại uy tín thương hiệu và làm giảm doanh thu nhanh hơn bất kỳ khoản phạt nào. Vì vậy, việc duy trì vệ sinh nghiêm ngặt và chuẩn hóa quy trình vận hành là bắt buộc để bảo vệ danh tiếng và giữ khách hàng.

PHẦN 3: LỘ TRÌNH HÀNH ĐỘNG VÀ CHIẾN LƯỢC TOÀN DIỆN

Để vượt qua giai đoạn thay đổi pháp lý và phát triển bền vững, chủ doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược thay đổi toàn diện, kết hợp Tuân thủ pháp lý, Quản lý Nhân sự, và Xây dựng Thương hiệu.

3.1. Các hành động cần thiết

Kiểm toán Lao động Khẩn cấp (Đầu 2024): Rà soát và cập nhật tất cả hợp đồng lao động. Đảm bảo trả mức lương tối thiểu 2024 (€12,41) và khai báo đầy đủ bảo hiểm xã hội (BHXH). Tuyệt đối không trả lương ngoài sổ sách, tránh rủi ro truy thu và phạt nặng.

Quản lý Nhân sự Nhập cư: Thiết lập quy trình kiểm soát giờ làm việc nghiêm ngặt cho nhân viên sở hữu Thẻ Cơ hội (Chancenkarte). Đảm bảo hồ sơ “Tuyên bố về quan hệ lao động” luôn chính xác, đầy đủ và tuân thủ luật nhập cư.

3.2. Chuyển rủi ro thành cơ hội phát triển bền vững

Tuân thủ pháp luật không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là chìa khóa để chủ tiệm an tâm vận hành tiệm bền vững và lâu dài. Khi mọi hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, TSE và quy định vệ sinh được đảm bảo, chủ tiệm sẽ có toàn bộ nguồn lực, thời gian và tâm trí để tập trung vào phát triển kinh doanh.

Điều này đặc biệt quan trọng trong thời đại công nghệ số hiện nay:

Bạn có thể đầu tư vào website và mạng xã hội, giới thiệu tiệm là nơi an toàn, sạch sẽ, chuẩn Đức, nâng cao niềm tin khách hàng.
Chia sẻ hình ảnh, video về quy trình làm việc, vệ sinh và dịch vụ chất lượng để tăng sự hiện diện trực tuyến.
Tham gia các chiến dịch marketing số hiệu quả, giúp tiệm nổi bật trên Google, Facebook, Instagram và thu hút khách mới liên tục.

Khi tuân thủ tốt pháp luật, bạn vừa tránh được rủi ro pháp lý và tài chính, vừa có thể tận dụng toàn bộ sức mạnh của truyền thông số để phát triển thương hiệu và tăng doanh thu bền vững.

VAI TRÒ CỦA SPS MARKETING

Để biến tuân thủ pháp luật thành lợi thế marketing, bạn có thể hợp tác với SPS Marketing, chuyên hỗ trợ chủ tiệm F&B người Việt tại Đức với các dịch vụ:

Thiết kế website chuyên nghiệp: Hiển thị menu giá cả chi tiết, hình ảnh tiệm, câu chuyện thương hiệu và liên kết phản hồi khách hàng từ các website khác.
Quản lý mạng xã hội: Facebook, Instagram, TikTok – tạo nội dung về dịch vụ, trải nghiệm khách hàng và cập nhật khuyến mãi.
Chiến dịch truyền thông số: SEO, quảng cáo Google và Social Ads, giúp tiệm nổi bật trước khách hàng tiềm năng, tăng lượt đặt bàn và doanh thu.

Khi tuân thủ pháp luật, bạn vừa tránh rủi ro pháp lý và tài chính, vừa có toàn bộ sức mạnh để phát triển thương hiệu trên nền tảng số, thu hút khách hàng và tăng doanh thu bền vững. SPS Marketing sẽ đồng hành cùng bạn làm truyền thông hiệu quả – giúp tiệm nổi bật trong thị trường Đức đầy cạnh tranh.

KẾT LUẬN: tuân thủ pháp luật là nền tảng để phát triển

Tuân thủ pháp luật tại Đức không chỉ là nghĩa vụ mà còn là nền tảng giúp chủ doanh nghiệp vận hành ổn định và bền vững. Khi hợp đồng lao động, bảo hiểm, TSE và quy định vệ sinh được đảm bảo, bạn có thể yên tâm hoạt động lâu dài mà không lo rủi ro kiểm tra đột xuất. Điều này giúp bạn tập trung toàn lực vào việc phát triển kinh doanh, kết hợp website, mạng xã hội và các chiến dịch marketing số để chủ động thu hút khách hàng thay vì bị động chờ đợi. Đây chính là chìa khóa để xây dựng một thương hiệu uy tín và phát triển vững chắc tại thị trường Đức.

Hợp tác với SPS Marketing, bạn sẽ được hỗ trợ toàn diện từ website, social media đến chiến dịch truyền thông số, giúp thương hiệu nổi bật, tăng uy tín và doanh thu.